في العمل ستصادفك العديد من الملهيات التي تمكن أن تصرف تركيزك عن العمل، ومتى ما استطعت التغلب عليها ستجد أن انتاجيتك في العمل زادت، وستجد أنك حققت العديد النجاح فقط بتحسين تركيزك، وعدم التشتت أثناء العمل، فهذا يمكن أيضاً من المحافظة على طاقتك وتحسين مهاراتك.
أهم طرق المحافظة على التركيز هو أن يكون بريدك الإلكتروني منظماً، فكثرة رسائل البريد لا تعني الأهمية، تخلص من الرسائل التي لا تتطلب منك اتخاذ اجراء، وهي في الغالب الرسائل التي تكون فيها في خانة نسخة إلى، ونبهه فريق عملك بعدم اقحامك في رسائل لا تتطلب منك اتخاذ قرار، وهنا ما تعلمته من أحد المدراء الذين عملت معهم، فهو إذا شاهد أحد من فريق عملي أضافة في حقل النسخة، يبادر في مراسلتي وتنبيهي بأنه لا يريد الدخول في هذه النوعية من الرسائل.
ولا يكفي أن يكون بريدك منظماً من ناحية تدفق الرسائل، وإنما من المهم أن تتعلم كيف تحافظ على متابعة الرسائل والمهام التي ترد لك، أو التي ترسلها لفريق عملك من خلال البريد الإلكتروني، سواءً بإضافتها كمهام، أو من خلال تنظيم تصنيف الرسائل في البريد، وسابقاً عملت مع أحد الوزراء الذي كانت المتابعة الشخصية منه مختلفة عن غيره، فأحياناً ترد منه رسالة استفسار عن مهمة طلبها قبل فترة، حتى أننا جميعاً استغربنا كيف يتذكر هذه المهام قبل حتى المتابعة في مكتبه.
وأيضاً لا تهمل قراءة والرد على بريدك، فعدم اتخاذ الإجراء المناسب على البريد في وقته قد يؤدي إلى خلل كبير جداً، قد تحتاج إلى وقت كبير لمعالجته، وأيضاً من خلال عملي مع أحد الوزراء ونحن نعرف ضخامة أعماله، إلا أن البريد الذي يرسل له يرد عليه في أقل من نصف ساعة، سواءً بالتوجيه المناسب، أو الشكر، أو توجيه مكتبه بإكمال اللازم.
رفع مستوى التعامل مع بريدك الإلكتروني، من أهم الأمور التي تساعدك على التركيز الجيد في العمل، وسيساهم في زيادة انتاجيتك، وإذا كنت تنفيذي، فمن أهم الأمور التي يجب أن تحافظ عليها أن لا تتكدس رسائل البريد في حسابك بدون أن تتخذ إجراء مناسب عليها.
